Заказчики: Служба единого заказчика Забайкальского края Чита; Государственные и социальные структуры Продукт: Дело (ЭОС)Второй продукт: КС-Консалтинг: Мониторинг документов Дата проекта: 2020/09 — 2020/10
|
2020: Внедрение СЭД
18 января 2020 года компания «КС-Консалтинг» сообщила о запросе на внедрение системы электронного документооборота от ГКУ «Служба Единого заказчика» Забайкальского края. На сентябрь 2020 года в организации уже использовали 1 рабочее место СЭД «Дело» для работы в базе Правительства региона. Руководство и технические специалисты уже были знакомы с возможностями решения, разработанного компанией «ЭОС», поэтому решили использовать именно «Дело» для перевода документооборота в электронный вид.
До начала проекта точкой «входа» и «выхода» всех документов в компании была приемная. Секретари регистрировали в бумажных журналах несколько видов входящей и исходящей корреспонденции.
Одним из способов наладить исполнительскую дисциплину было доведение входящих документов под роспись до сотрудников. Сотрудник, получив документ и ознакомившись с ним, должен был проставить отметку. Но такой метод был неудобным, и не позволял своевременно контролировать исполнителей.
Еще одной проблемой была сама организация бумажного документооборота, которая всегда влечет за собой затраты времени сначала на копирование документов, а затем — на поиск их бумажных копий.
Цели проекта На старте проекта перед нашими специалистами были поставлены несколько целей:
Перевести в электронный вид договоры и другие документы, которые приходится согласовывать с несколькими сотрудниками. Организовать электронный архив для хранения всех этих документов с простым и понятными принципами поиска. Контролировать сроки исполнения документов, ускорить процесс ознакомления с ними всех сотрудников. Ход проекта Все работы, от обследования и настройки базы до ввода в эксплуатацию, заняли всего 2 месяца (сентябрь-октябрь 2020 года).
Для обучения сотрудников разбили на несколько групп, исходя из их ролей при работе с СЭД. Отдельно прошло обучение регистраторов и системных технологов, а затем провели курсы для пользователей и руководства. Затем в течение 10 дней проходил авторский надзор, в ходе которого все сотрудники под руководством специалистов «КС-Консалтинг» осваивали возможности системы на практике.28 мая министр цифрового развития Максут Шадаев выступит на TAdviser SummIT
Отличительной особенностью проекта стало то, что закупка лицензий на программное обеспечение была произведена уже после запуска системы в опытную эксплуатацию. Такой подход позволил грамотно сформировать «пакет» из разных типов лицензий, который будет полностью закрывать потребности организации, и при этом не выйти за рамки обозначенного ранее бюджета.
В электронный вид переведены следующие действия с документами:
- регистрация;
- ознакомление;
- контроль исполнения;
- согласование договоров, дополнительных соглашений, аукционной документации.
Служебные записки с запросами информации между отделами также перевели в безбумажный вид.
Чтобы облегчить работу делопроизводителей, приобретены 2 опции «Сканирование без распознавания». Также закуплено 4 лицензии на опцию «Электронная подпись и шифрование». Это позволит начать постепенный переход от схемы «подпись на бумажном носителе и сканирование», заменив обычные подписи на электронные, а также использовать ЭП для подписания исходящих документов при работе с базой Правительства Забайкальского края. Дополнительно были закуплены лицензии приложения «Мониторинг документов» на 30 рабочих мест. Это приложение, разработанное «КС-Консалтинг», отслеживает события в системе «Дело» и своевременно уведомляет пользователя о них.
В планах заказчика наладить взаимодействие с Правительством через «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ) для автоматизации обмена документами между организациями-участниками электронного документооборота, а также для обеспечения прозрачности обработки документов в этих организациях.