"Славнефть-Мегионнефтегаз" внедрила систему Directum Solo

2017: Внедрение мобильного управления

17 марта 2017 года компания «МайТэк» сообщила о внедрении мобильного управления процессами в ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» с помощью Directum Solo.

ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» (2017)

С течением времени в ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» появился вопрос удаленного управления процессами во время нахождения руководителей в командировках и на деловых встречах. Требовалось обеспечить оперативный доступ к необходимым документам, папкам, заданиям системы Directum вне рабочего места, в том числе в offline-режиме при отсутствии подключения к интернету.

Компания «МайТэк» предложила ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» решить поставленную задачу через внедрение Directum Solo – мобильного офиса руководителя. Предложение было одобрено.

С запуском в промышленное использование Directum Solo позволило топ-менеджерам на 100% контролировать все ключевые бизнес-процессы компании, а также обеспечило непрерывное движение работ за счет оперативного рассмотрения поступающих задач и документов. Приложение охватило все ключевые маршруты: процессы канцелярии, ОРД, обращения граждан, работу с договорными документами, согласование планов по тендерным процедурам, постановку и контроль поручений. Использовать мобильное решение будут порядка 30 руководителей. Все процессы на платформе iOS уже настроены, ведется доработка для Android.28 мая министр цифрового развития Максут Шадаев выступит на TAdviser SummIT 8.1 т

2016: Продолжение внедрения

Внедрение СЭД повысило прозрачность договорного процесса и обеспечило необходимый уровень безопасности документов. ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» (ОАО «СН-МНГ») – это современное нефтегазодобывающее предприятие с развитой производственной инфраструктурой.

Активная разработка новых месторождений, рост добычи нефти привели к увеличению объема документооборота. Для повышения качества взаимодействия сотрудников, а также опираясь на практику российского бизнеса и стандарты корпоративного управления, руководством была выбрана система электронного документооборота DIRECTUM. Она максимально удовлетворила задачам масштабируемости, а мощная адаптируемая под бизнес-процессы ECM-платформа и опыт внедрений вендора и партнеров в нефтегазовой сфере подтвердили правильность решения. Исполнителем работ выступил генеральный партнер DIRECTUM – компания ООО «МайТэк» .

Осенью 2013 года стартовали работы по внедрению. Первый этап проекта велся в двух наиболее значимых направлениях – автоматизация работы с договорными документами и создание электронного архива. В результате были автоматизированы бизнес-процессы по формированию, согласованию и регистрации договорных документов, их сканированию, контролю возврата и передаче в архив. Обеспечена защита договоров с помощью механизмов парафирования, штрих-кодирования и использования электронной подписи (ЭП). Настроена интеграция с кадровой системой «Персонал» в разрезе сотрудников, должностей и организационной структуры, а также с ERP-системой SAP в разрезе договоров и контрагентов.

Ощутив эффект от выполненных работ по внедрению СЭД DIRECTUM, руководством предприятия было принято решение о начале второго этапа автоматизации, целью которого стала автоматизация следующих бизнес-процессов:

• процессы канцелярии (рассмотрение входящих документов, подготовка, согласование, регистрация и отправка исходящих писем, исполнение и контроль поручений);
• работа с организационно-распорядительной документацией (разработка, согласование, регистрация, исполнение и хранение приказов/распоряжений и служебных записок);
• процессы подготовки и проведения совещаний, а также протоколирование результатов и контроль исполнения принятых решений;
• регистрация, рассмотрение, исполнение обращений граждан и организаций;
• подача, согласование и исполнение заявок на закупку, в том числе процессы по выбору контрагента;
• работа с документами, задачами через веб-клиент.

В едином информационном пространстве DIRECTUM будут работать порядка 1000 сотрудников предприятия.

В планах компании развитие и расширение функционала системы, в том числе внедрение бизнес решения «Управление показателями эффективности», которое позволит руководству работать с количественными оценками бизнес-процессов организации, накапливать статистику и наглядно отображать ее на контрольной панели.

2016: Развитие проекта

В 2015 году предприятие оформило 2,5 тыс. заявок на закупку и накопился большой объем сопроводительной документации. Управление закупками компании охватывает 800 пользователей в 14 территориально разнесенных филиалах и включает в себя множество контролируемых параметров:

• соблюдение сроков подачи заявок и потребностей;
• своевременность заключения договоров;
• процент исполнения потребностей и заявок;
• эффективность контрактования;
• процент проведения конкурентных закупок;
• воздействие инфляции.

Оборудование "Славнефть-Мегионнефтегаз" (2014)

Финансовые риски в сочетании с особенностями проведения закупочной процедуры на предприятии и высокой трудоемкостью подготовки аналитических отчетов способствовали принятию решения об автоматизации процесса.

Эксперты компании МайТэк совместно со специалистами ОАО «СН-МНГ» провели детальный анализ закупочных процессов предприятия. По результатам исследования заказчику было предложено решение «Управление закупками», разработанное на основе бизнес-решения «DIRECTUM: Управление тендерами».

В результате внедрения заказчик получил эффект, превосходящий ожидания:

• точность расчетов сумм заявок и потребностей;
• прозрачность закупочных процедур;
• полное оформление всех видов документов;
• соблюдение внутренних регламентов проведения закупочных процедур.

Итог этапа внедрения

Внедрение модуля «Управление закупками» позволило комплексно взглянуть на весь процесс закупочной деятельности и оценить, какие именно отдельные этапы требуют оптимизации. В рамках проекта внедрения актуализированы некоторые регламенты, при этом, система Directum стала удобным инструментом контроля их соблюдения. Исключен человеческий фактор ошибок в расчетах или неполнота предоставляемой документации.

Специалисты компании «МайТэк» совместно со специалистами ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» разработали отчеты, позволяющие отслеживать статус фактического исполнения заявок на закупку и анализировать общий план закупок. Сократилось время их формирования.

На 15 февраля 2016 года решение «Управление закупками» переведено в производственную эксплуатацию.