ЭЛАР Контекст

Продукт
Разработчики: ЭЛАР (Электронный архив, НПО Опыт)
Дата премьеры системы: 2017
Технологии: СЭД,  СЭД - Системы потокового распознавания

Содержание

ЭЛАР Контекст - ECM-платформа (Enterprise Content Management) для создания решений по управлению корпоративным контентом и автоматизации документационных процессов. Система разработана корпорацией ЭЛАР на основе многолетнего опыта создания информационных ресурсов, проектирования и внедрения комплексных решений по хранению и обработке документов.

История создания и развития системы

2017

Функциональные возможности

В систему заложены возможности по обработке документов различного типа. Архитектура позволяет строить гибкие и высокопроизводительные решения: от локальных электронных архивов до корпоративных платформ для управления многомиллионными массивами документов и данных. Даже в базовом исполнении система является невероятно мощным и технологичным решением.

Ввод

В единой среде обрабатываются сканы, файлы приложений, данные, переданные через системы юридически значимого документооборота и системы межведомственного обмена. Встроенный модуль сканирования позволяет загружать документы в единичном или потоковом режиме и управлять любыми сканирующими устройствами – офисными МФУ и высокопроизводительными документными сканерами. Для оптимизации обработки больших объемов документов используются инструменты OCR, штрихкодирования, массового редактирования и формирования пакетов документов. В случае замены устаревшей СЭД или разгрузки ваших информационных систем, предусмотрены универсальные средства для быстрой миграции документов и данных в ЭЛАР Контекст, обеспечивающие контроль качества и целостность обрабатываемого ресурса.

Хранение

ЭЛАР Контекст обеспечивает хранение любых документов и данных организации. Отсутствуют ограничения по объему и виду загружаемого контента: скан-образы, медиа данные, файлы офисных и специализированных приложений, будь то широкоформатные электронные копии, CAD-файлы или многогигабайтные видео архивы.

Документы различных подразделений хранятся в отдельных разделах, для каждой области создаются собственные справочники и рубрикаторы. Существует возможность хранения документов в нескольких разделах одновременно для обращения к общим документам при выполнении различных задач и процессов. Структура разделов в системе может повторять организационную структуру компании или создаваться заново. Наряду с этим ЭЛАР Контекст поддерживает функции разграничения прав доступа, которые позволяют реализовать любые политики безопасности, принятые в организации. Например, настроить доступ к документам или отдельным страницам, формировать списки, содержащие имена пользователей с возможностью определения различных уровней доступа для каждого конкретного пользователя или наследовать права доступа из LDAP или внешней информационной системы.

Благодаря отслеживанию дубликатов гарантируется целостность данных – при загрузке автоматически сверяются атрибуты документа и при обнаружении совпадений система предлагает визуально сравнить и при необходимости заменить документы. Документ в системе может иметь неограниченное количество версий, все изменения документов сохраняются в истории, где есть возможность посмотреть актуальную версию и вернуться к любой предыдущей. Функции версионности могут использоваться для различных данных: можно отслеживать изменения справочников, карточек документов, процессов и кода. Глубина и виды учета версий настраиваются в зависимости от задач и предпочтений заказчика.

Решения на платформе ЭЛАР Контекст подготовлены для аттестации ФСБ и к работе с секретными документами.


Управление и доступ

Система позволяет просматривать информацию и работать с документами из любой точки мира. Современный и красивый интерфейс обеспечивает интуитивное и легкое управление независимо от устройства. Система работает с любыми браузерами, поддерживает Windows и *nix операционные системы. Быстрый доступ к информации возможен через клиентское рабочее место или мобильный телефон вне офиса. Современные сервисы интеграции для просмотра хранимой в ЭЛАР Контекст информации позволяют использовать внешние приложения и системы: ERP, СЭД, учетные системы, корпоративные порталы.

В системе можно делиться документами с вашими клиентами и партнерами, организовав полный или частичный доступ к хранилищу, отправив ссылку с ограниченным сроком действия, а также регламентировав адрес и домен для открытия и просмотра документа.


Аудит и отчеты

Развитая система контроля позволяет постоянно обрабатывать и хранить информацию, связанную с документами, процессами и действиями сотрудников.

Для отслеживания произведенных операций в системе присутствует модуль аудита. Сотрудник с соответствующими правами может задать временной диапазон и увидеть полный протокол операций с документами и действий пользователей в системе.

Другая полезная функция – модуль формирования отчетности, который легко настраивается под различные показатели: эффективность системы, KPI и т.д. Отчеты имеют табличное или графическое представление. Они могут объединять статистическую информацию из ЭЛАР Контекст и внешних информационных систем. Дополнительно предусмотрены инструменты для кастомизации и настройки печатных форм, дизайна шаблонов в соответствии с требованиями компании.


Поиск

Промышленный поисковый движок позволяет находить нужную информацию из сотен миллионов документов за доли секунды. Вы можете искать по метаданным и текстам – по содержанию электронных и отсканированных документов, по всем разделам и архивам. Быстро формировать подборки документов по различным параметрам и атрибутам, сортировать и группировать результаты поиска. Для вашего удобства поиск исправляет ошибки в написании запросов, использует синонимы, ищет с учетом сложных словоформ и специальных символов.

Система способна отрабатывать множество запросов одновременно без потери производительности, позволяя масштабировать решение и регулярно увеличивать объемы хранимых документов.


Интеграция

Гибкие инструменты интеграции позволяют быстро настроить взаимодействие с любым внешним приложением и информационной системой (ERP, СЭД, CRM, порталам и т.д.). Типовые модули интеграции с офисными пакетами, учетными системам, почтовыми и другими специализированными приложениями дают возможность искать и просматривать документы, хранящиеся в ЭЛАР Контекст, вызывать или запускать типовые бизнес-процессы, заполнять регистрационные карточки документов из интерфейса внешних систем и сервисов.

Предусмотрено объединение на уровне серверных данных. Помимо этого ЭЛАР Контекст может быть эталонным источником справочной информации – система обеспечивает централизованное управление справочниками (контрагенты, юридические лица и т.д.) и позволяет оперировать актуальной и исторической информацией.

Архитектура

Масштабируемость и гибкость внедрения позволяет выстраивать решения различного уровня и функционала: от внедрения в одном подразделении до принятия ЭЛАР Контекст в качестве корпоративного стандарта.

ЭЛАР Контекст разработан на Java-платформе. Применяемая технология Hibernate ORM позволяет использовать различные СУБД MS SQL, MySQL, PostgreSQL, Oracle. Архитектура и использование Java-технологий обеспечивают: развертывание в гетерогенной информационной среде, поддержку *-nix систем (Linux, RedHat и т.п), масштабируемость и возможность развертывания системы в облаке. Платформа разработана с учетом реализации кластеров серверов приложений. Система обладает промышленными средствами кэширования, управления балансировкой нагрузки, мониторинга нагрузки в кластере.

Аутентификация пользователей реализуется через Active Directory, с помощью LDAP-совместимого каталога. Через консоль администратора ИТ-специалисты могут вести независимые списки пользователей, полностью или частично синхронизировать их с каталогом AD.

Для быстрого поиска нужной информации в ЭЛАР Контекст используется поисковая система ElasticSearch. Высокоскоростное ядро поддерживает морфологию русского языка и позволяет искать документы по метаданными или используя сквозной поиск по всем разделам и свойствам хранимых документов. Другое преимущество Elasticsearch – это возможность построения высоконагруженных распределенных систем, где автоматически индекс разделяется на логические подиндексы (шарды) и обеспечивается репликация и балансировка нагрузки.

В ЭЛАР Контекст включены инструменты для кастомизации пользовательского интерфейса и карточек документов. Таким образом, сотрудники ИТ-службы могут самостоятельно дорабатывать используемую систему или разрабатывать новые разделы системы. Для автоматизации процедур работы подразделений предоставляется механизм для описания бизнес-процессов в современной нотации BPMN 2.0. Для оптимизации работ по внедрению системы предусмотрена возможность создания структурированного архива по заранее определенным шаблонам. Например, раздел технической документации в соответствии с ЕСКД, или архив ОРД с учетом номенклатуры.

Предусмотрена возможность наращивания функциональности путем создания плагинов. Для этого в составе системы поставляется SDK, а в консоль администратора входит микро IDE (Integrated Development Environment). Плагины могут обрабатывать пользовательские и системные события как на клиентской, так и на серверной стороне.

Все возможности платформы подробно задокументированы, а также предлагается обучение администраторов по глубокой настройке программной платформы ЭЛАР Контекст и лучшим практикам внедрения.

Решения

Конфигурация платформы может быть адаптирована под различные потребности и задачи: от архива юридически-значимых документов ЭДО или совсекретных документов до автоматизации ОЦО и учета бумажных архивов. Наряду с этим мы предоставляем нашим заказчикам выбор оптимального способа лицензирования и гибкий подход к внедрению проекта и оплате лицензий.

Построение электронного архива:

  • От локального хранилища до архива организации: система обеспечит быстрое построение решения для отдельного подразделения и легкое масштабирование до уровня организации.
  • Документационная поддержка бизнес-процессов организации: интеграция с внешними системами, легкая миграция и консолидация данных в едином архиве позволит значительно разгрузить используемые информационные системы

Специализированные отраслевые и бизнес решения:

  • Автоматизация процессов ОЦО: оперативная обработка, контроль процессов учета и надежное хранение поступающих документов
  • Электронное хранилище бухгалтерских документов: централизованное хранение электронных документов ЭДО и скан-копий бумажных документов
  • Единая система хранения и управления документами банка: консолидация документов операционной деятельности банка в электронном виде, автоматизация процессов обработки и управления документами
  • Электронный архив технической документации: единая система конструкторской, проектно-сметной и сопутствующей документации с возможностью просмотра изображений и CAD-файлов

Облачный архив

  • Внедрение облачного архива подразделения: недорогое решение для быстрой автоматизации функциональных процессов
  • Облачная корпоративная платформа организации: эффективное решение для комплексной автоматизации документационных процессов, в том числе с возможностью аутсорсинга операций индексирования и ввода документов в систему
  • Обработка и хранение конфиденциальных документов в удаленном дата-центре или создание частного облака: гарантия безопасности ваших документов

Основные преимущества

  • Хранение неограниченного объема данных, поиск и работа с информацией
  • Кластерное распределение данных с постоянной репликацией хранения позволяет выдерживать нагрузки без потери производительности и скорости доступа к информации
  • Архитектура, кроссплатформенность и масштабируемость позволяют внедрять высокопроизводительные решения в любой ИТ-среде
  • Поддержка баз данных MS SQL, Oracle, PostgreSQL и других
  • Средства интеграции с внешними системами с использованием SOAP-сервисов и модулей-адаптеров к внешним информационным системам (ERP, СЭД, CRM, порталам и т.д.)
  • Версионность документов и справочников. Сохранение исторической информации и возможность поиска с учетом сохраненных версий
  • Открытость платформы. Прикладные решения и код прикладных решений открыты для заказчика. Таким образом, сотрудники ИТ-подразделения имеют возможность изменять настройки системы и выполнять доработки самостоятельно
  • Модули для расширения функционала системы: конструктор отчетов, модуль автоматизации бизнес-процессов, внеофисное хранение, учет бумажных документов и другие

Концепция бренда

Название Контекст выбрано не случайно, оно происходит от латинского «contextus», что в переводе — сцепление, соединение, связь. Так и новая платформа призвана объединять информационные системы и ресурсы, обеспечивая взаимодействие отдельных сотрудников, проектных групп, контрагентов или филиалов в сквозных бизнес-процессах.

Корпорация ЭЛАР аккумулировала весь накопленный опыт по изучению и обработке документов, автоматизации документационных процессов и объединила его в рамках единой системы. ЭЛАР Контекст – это ECM-система, которая знает документы и умеет работать с ними.

Система оперирует любыми форматами данных и эффективно работает на уровне документов и процессов, тесно интегрируясь с внешними источниками и приложениями.

2001-2016

В 2001 году корпорация ЭЛАР приступила к внедрению систем хранения и управления документами. Первый проект - электронный архив Центральной избирательной комиссии.

В 2004 году в компании организовано отдельное направление ECM. С этого времени реализовано свыше 500 проектов по автоматизации бизнес-процессов и управлению документами на программной платформе ЭЛАР Саперион.

За годы накоплен опыт и расширен спектр предлагаемых решений, что подтолкнуло компанию к активизации планов создания новой промышленной платформы класса ECM.

Разработка ЭЛАР Контекст началась в 2014 году. Через год система прошла успешное тестирование и в 2015 году была внедрена в корпорации ЭЛАР для собственных нужд автоматизации документационных процессов. Новая платформа показала высокую эффективность и стабильность работы. В течение года завершились еще несколько внедрений у заказчиков из коммерции и промышленности. В 2016 году система вошла в реестр отечественного ПО.