Первая Форма BPM

Продукт
Разработчики: Первая Форма
Технологии: BPM

«Первая Форма» — система управления класса workflow, предназначенная для автоматизации бизнес-процессов, организации единого информационного пространства для эффективных коммуникаций, обеспечения безопасного хранения и использования корпоративных данных.

«Первая Форма» содержит богатый инструментарий для настройки разнообразных бизнес-процессов в самых различных отраслях, таких как торговля, строительство, производство, консалтинг и многих других. Система разработана в России и поэтому учитывает все особенности российского бизнеса.

В основе идеологии «Первой Формы» — автоматизированная система управления задачами и контроля их исполнения, объединяющая все процессы и подразделения компании. Именно такой подход отличает «Первую Форму» от других систем и обеспечивает ее эффективную в 300 российских компаниях различных отраслей.

Функциональные блоки и инструменты «Первой Формы»

Электронный документооборот (СЭД)

Встроенная в «Первую Форму» система электронного документооборота (СЭД) полностью соответствует концепции систем класса Enterprise Content Management (ECM). Система обеспечивает процесс создания, редактирования и движения по маршруту документов любого типа.

СЭД переводит управленческие механизмы в упорядоченную контролируемую среду: от организационно-распорядительной документации в управлении организацией до потока документов в регулярной коммерческой деятельности.

СЭД в «Первой Форме» позволяет настраивать любые маршруты прохождения документов, ограничивать просмотр тех или иных полей в зависимости от прав доступа пользователя. Система самостоятельно выберет маршрут согласования в зависимости от функциональной принадлежности, территориального расположения и любых других параметров документа.

Встроенный механизм главенствующих и подчиненных документов оптимизирует контроль и поиск по всей распорядительной и договорной документации.

  • Неограниченное количество типов документов;
  • Юридически значимый, защищенный документооборот с поставщиками и покупателями;
  • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, обработка обращений, организация проектного документооборота;
  • Визирование и согласование;
  • Формирование листа согласования с полным списком резолюций;
  • Централизованное хранение и поддержание актуальности документов;
  • Совместная работа над документами с сохранением авторства правок;
  • Версионность документов;
  • Генерация типовых печатных форм с применением штрих-кодов и QR-кодов для поддержания традиционного бумажного документооборота;
  • Электронный архив;
  • Управление правами доступа.

CRM. Управление продажами

CRM представляет собой не просто хранилище информации о клиентах и партнерах, но инструмент стандартизации и управления процессом продаж на всех этапах: от поиска и привлечения клиентов и заключения сделки до сбора рекомендаций и отзывов.

CRM-решение воплощает мировые и российские практики. Оно содержит все настройки, процессы, действия и сценарии для практического применения с первого дня после запуска.

  • Удобные справочники компаний, организаций, контактных лиц;
  • Централизованное хранение полной истории взаимоотношений с клиентом (встречи, звонки, письма, договоры, продажи, проекты);
  • Организация работы над проектами и задачами совместно с клиентами;
  • Фильтрация и сегментация клиентов, в том числе полностью автоматическая;
  • Система автоматических напоминаний, уведомлений и повторяющихся задач;
  • Контроль на всех этапах продаж, включая KPI сотрудников;
  • Аналитика и отчетность: воронка продаж, оценка потенциала продаж по клиентам, регионам и сегментам и др.;
  • Планирование, подготовка и оценка результатов маркетинговых мероприятий и рекламных акций.

Проектное управление

В модуль «Управление проектами» заложены принципы, описанные в международных стандартах проектного управления: ISO 21500:2012 и PMBoK (Project Management Body of Knowledge), а также в российском стандарте ГОСТ Р 54869. Разработанный на основе лучших мировых практик, модуль «Управление проектами» учитывает также потребности и специфику российских компаний.

Основное отличие проектного управления в «Первой Форме» заключается в том, что проекты базируются на реальных задачах, каждая из которых присутствует в списке дел у конкретного исполнителя в «Первой Форме». Сводная информация о загрузке исполнителей в рамках проекта, портфеля проектов и текущих операционных задач дает руководителю реальную информацию о доступности различных видов ресурсов.

Организации со сложившейся проектной практикой могут реализовать в системе свои типовые, шаблонные проекты. С их помощью можно быстро инициировать полностью автоматизированные и синхронизированные по времени и событиям бизнес-процессы, с полным перечнем задач и поручений на различные подразделения компании.

  • Управление полным циклом работ на всех этапах планирования и реализации проекта;
  • Планирование и учет трудозатрат;
  • Управление рисками;
  • Управление проектным документооборотом;
  • Поддержание актуальности графика проектных работ;
  • Оперативное взаимодействие в рамках проектной команды, а также с заказчиками и подрядчиками;
  • Контроль платежей;
  • Анализ отклонения текущего состояния проекта от утвержденного базового плана;
  • Оперативный разбор инцидентов;
  • Широкий спектр отчетов и визуальных представлений, включая диаграмму Ганта;
  • Интеграция проектов с бизнес-процессами компании.

Управление персоналом

«Первая Форма» позволяет не только оптимизировать управление внутренними бизнес-процессами компании, но и эффективно управлять персоналом. Система автоматизирует процессы кадрового делопроизводства: прием и увольнение сотрудников, расчет отпусков, больничных, выход на пенсию и т.д. Система обеспечивает четкую и слаженную работу внутренних служб, автоматически создавая задачи на различные подразделения при приеме/увольнении сотрудника, такие как: ИТ, безопасность, бухгалтерия, хозяйственная служба и др. Система контроля качества исполнения задач и учета трудозатрат позволяет быстро выявить участки, на которых можно ускорить процесс согласования документов, повысить уровень коммуникаций, оптимизировать распределение полномочий.

Встроенная в «Первую Форму» система оценки эффективности позволит объективно оценить загрузку персонала, а также увидеть качество работы каждого сотрудника.

  • Автоматизация заявок на поиск и подбор персонала;
  • Ведение единой базы соискателей для всей организации;
  • Автоматическая постановка задач на подготовку рабочего места;
  • Ведение графика тренингов и аттестаций;
  • Контроль перемещения сотрудников между подразделениями;
  • Система оценки эффективности сотрудников;
  • Автоматическая постановка задач на внутренние службы при увольнении.

Организационная структура

«Первая Форма» позволяет моделировать любые оргструктурные модели, в том числе разветвленные структуры с участием нескольких юридических лиц. Гибкая настройка прав и используемая ролевая модель позволяют учитывать одновременно юридическую, организационную и функциональную структуры компании. Список групп и пользователей может быть синхронизирован с Active Directory.

При изменении организационной структуры и данных о сотрудниках изменения полномочий и уровней доступа к информации осуществляются автоматически.

  • Управление компанией, имеющей сложную юридическую структуру;
  • Возможность визуализации функциональной структуры любой сложности;
  • Настройка нестандартных структурных схем компаний, в том числе с участием нескольких юридических лиц в рамках одной структуры;
  • Привязка сотрудника к функциональным подразделениям;
  • Сегментация по различным критериям должностных обязанностей;
  • Четкая и понятная схема подчинения всех сотрудников в компании.

Почтовый клиент

Почтовый клиент, встроенный в «Первую Форму», – это доступ к электронной почте через интерфейс системы и привязка электронных писем к текущим задачам и процессам. Почта становится контролируемым инструментом работы с клиентами и контрагентами.

Почтовый клиент дает возможность использовать в системе несколько почтовых ящиков, организовывать упрощенную передачу прав на них, ставить задачи сотрудникам из переписки и прикреплять письма к задачам. Возможность тонкой настройки правил доступа к переписке по определенным клиентам или проектам упрощает совместную работу над задачами.

  • Постановка задач и поручений на основе получаемых писем, в том числе автоматическая –для обработки обращений клиентов;
  • Привязка электронных писем к задачам в качестве вложений;
  • Отправка документов из системы в один клик;
  • Возможность фильтрации и быстрого поиска писем.

Личный кабинет – интерфейс для самообслуживания внешних пользователей

Личный кабинет – это возможность использовать преимущества системы непосредственно в работе с клиентами и партнерами. Личный кабинет легко встраивается в корпоративный сайт и предоставляет пользователям доступ к возможностям системы через упрощенный интерфейс.

С помощью Личного кабинета поддерживается четкая система взаимодействия с клиентами и партнерами в привычной рабочей среде. Это позволяет существенно ускорить и улучшить внутренние процессы компании и устранить многие типичные ошибки во взаимодействии сотрудников с клиентами и контрагентами.

  • Интеграция с корпоративным сайтом;
  • Оперативный прием и рассмотрение заявок от клиентов, автоматическая постановка задач в нужные разделы, назначение исполнителей и контроль сроков;
  • Протоколирование полной истории взаимодействия с клиентом для решения спорных моментов;
  • Своевременный обмен бухгалтерскими документами;
  • Эффективное взаимодействие с партнерами с использованием инструментов командной работы;
  • Единое информационное пространство для филиалов.

Управление ресурсами

Для эффективного управления задачами необходимо контролировать ресурсы, которые требуются для их выполнения. Затраты ресурсов в «Первой Форме» всегда привязаны к конкретной задаче. Для каждого ресурса можно вносить плановые и фактические затраты.

«Первая Форма» позволяет учитывать рабочее время сотрудников компании и привлекаемых внешних подрядчиков, а также время использования материальных ресурсов (помещений, автотранспорта и пр.). Для каждого вида назначается владелец ресурса – сотрудник или группа сотрудников, отвечающих за планирование.

Преимущества планирования ресурсов:

  • Оценка потребностей компании или подразделения в различных видах ресурсов;
  • Заблаговременное выявление нехватки или переизбытка определенного ресурса и принятие мер для устранения потенциальной проблемы еще до ее проявления;
  • Точный расчет бюджета на выполнение задачи или проекта.

Преимущества учета фактических затрат ресурсов:

  • Учет фактических затрат на выполнение задачи или проекта и расчет маржи;
  • Сравнение эффективности работы сотрудников (если на решение равноценных задач уходит разное количество времени);
  • Анализ причин расхождения плановых и фактических затрат, повышение точности планирования будущих задач и проектов.

Планирование ресурсов может осуществляться:

  • объемно-календарным методом (общий объем затрат ресурса автоматически распределяется на период выполнения задачи);
  • посуточным методом (затраты ресурсов планируются отдельно на каждый день).

Для планирования реализован удобный визуальный интерфейс оценки занятости ресурсов и подбора оптимального ресурса.

Планирование трудозатрат сотрудников ведется в соответствии с принятым в организации производственным календарем. Для личного планирования и учета трудозатрат используется интерактивный Табель трудозатрат. В нем сотрудник может посмотреть, внести и скорректировать свои плановые и фактические трудозатраты за неделю и проанализировать свою работу.

Руководителям доступна аналитика по плановым и фактическим трудозатратам в любых разрезах:

  • по задаче;
  • по бизнес-процессу;
  • по проекту;
  • по виду ресурса;
  • по конкретному ресурсу;
  • по периоду;
  • по произвольному набору условий.

Корпоративный портал

  • Единая точка доступа к информации и часто выполняемым действиям;
  • Значительное сокращение времени на поиск необходимых задач и документов;
  • Удобные инструменты информирования сотрудников о внутренних распоряжениях, правилах и новостях компании.

Файловое хранилище

  • Универсальная, надежная система хранения папок и документов;
  • Быстрый поиск нужных файлов;
  • Разграничение доступа к документам;
  • Удобно структурированная библиотека типовых (шаблонных) и текущих документов.

Контроль поручений и задач

  • Постановка задач подразделениям и отдельным сотрудникам;
  • Автоматическое отслеживание выполнения задач;
  • Эскалация и делегирование;
  • Контроль текущей загрузки персонала;
  • Оценка эффективности работы каждого сотрудника.

Управление бизнес-процессами

  • Встроенный инструмент визуального моделирования бизнес-процессов;
  • Контроль временных нормативов;
  • Возможность управления по показателям.

Персональный органайзер

  • Постановка и контроль персональных задач;
  • Система напоминаний в веб-приложении и на мобильном устройстве;
  • Персональный календарь.

Внутренние коммуникации

  • Обмен сообщениями внутри задач;
  • Чат – встроенный корпоративный мессенджер для быстрого обсуждения текущих вопросов и удаленного взаимодействия с коллегами;
  • Обмен аудио- и видео-сообщениями, групповые чаты и видеоконференции;
  • Доступ к персональным календарям других сотрудников для планирования совместных мероприятий;
  • Корпоративная адресная книга – быстрый поиск контактных данных, телефонов, должности и физического места расположения любого коллеги;
  • Личные карточки пользователей – полная информация о сотруднике, его контактах, календаре и графике отсутствий, структуре подчинения, заместителях.

Интеграция с корпоративными информационными системами

  • Синхронизация с календарями и почтовыми ящиками Outlook;
  • Интеграция с приложениями ;
  • Импорт пользователей из Active Directory;
  • Взаимодействие с внешними системами и сервисами на уровне API.

Функционал SMART

Функционал SMART — «искусственный интеллект» системы «Первая Форма». Он позволяет настраивать в системе автоматическое выполнение любых действий при наступлении заданных условий.

SMART позволяет учитывать любую специфику предприятия и становится незаменимым инструментом в решении различных бизнес-задач.

Вот лишь краткий список бизнес-задач, которые можно автоматизировать с помощью SMART:

  • Настроить автоматическое формирование платежей по шаблону;
  • Отправить данные на электронную почту по расписанию или событию;
  • Запросить согласование у руководства, если сумма сделки превышает лимит;
  • Автоматически закреплять за сотрудником задачи определенного типа;
  • Настроить запрос подписи для выбранного вида задач;
  • Формировать документы MS Office по заданному шаблону и расписанию;
  • Массово рассылать уведомления по электронной почте или SMS;
  • Изменять сроки исполнения задач и поручений.

Возможность самостоятельной настройки и сопровождения «Первой Формы»

Платформа «Первая Форма» представляет собой гибкий конструктор, настраиваемый в точном соответствии с потребностями компании. Большая часть настроек функционала, бизнес-процессов и параметров не требует навыков программирования. Система позволяет автоматизировать бизнес «как есть», благодаря чему развернуть «Первую Форму» в организации можно всего за один день.

«Первая Форма» может устанавливаться на корпоративный сервер клиента или предоставляться в аренду по принципу SaaS.

В течение года после приобретения лицензий получение новых версий системы и ее сопровождение выполняется бесплатно. Для поддержки ИТ-специалистов заказчика «Первая Форма» предоставляет услуги технической поддержки, в том числе по SLA.

  • Быстрая автоматизация без дополнительных финансовых затрат;
  • Настройка, сопровождение и развитие системы собственными силами, без привлечения внешних специалистов;
  • Не требует специальной квалификации и навыков программирования.

Многолетняя практика работы «Первой Формы» в сотнях российских предприятий подтверждает, что за первые 3-6 месяцев работы улучшаются важнейшие показатели:

  • Скорость принятия решений повышается в 5-7 раз;
  • Сбор и оценка информации проходит в 3-4 раза быстрее;
  • Процент выполненных задач доходит до 95%;
  • Скорость запуска новых объектов возрастает на 50-100%;
  • Производительность труда увеличивается, в среднем, на 30%.

Мобильные приложения

Мобильные приложения предназначены для работы с задачами и поддержания коммуникаций между пользователями «Первой Формы» с помощью мобильных устройств на платформах iOS и Android. Использование мобильного приложения помогает поддерживать непрерывность бизнес-процессов, реализованных в «Первой Форме» – с их помощью пользователи могут участвовать в решении текущих задач, даже находясь вне офиса или не имея доступа к веб-интерфейсу «Первой Формы».

Как и веб-приложение, мобильное приложение настраивается под потребности конкретной организации и наполняется виджетами для работы с нужными данными.

Единые данные, мгновенная синхронизация

Мобильное приложение является лишь одним из интерфейсов для работы с данными «Первой Формы». Поэтому независимо от устройства, которое в данный момент используется – персональный компьютер или ноутбук, смартфон или планшет – пользователь всегда имеет дело только с самыми актуальными и едиными для всех пользователей данными. Мобильное приложение работает только в режиме онлайн, и действия, совершаемые в мобильном интерфейсе, регистрируются стандартными механизмами «Первой Формы». Поэтому можно мгновенно, без дополнительной синхронизации, переключаться между работой в веб-интерфейсе и на мобильном устройстве.

Динамичные бизнес-процессы, эффективное использование рабочего времени

Можно начать обсуждение проблемы в своем рабочем кабинете и продолжить это обсуждение уже в дороге, с помощью мобильного приложения. Сотрудники могут использовать любую свободную минуту, чтобы принимать и отклонять запрошенные подписи, ставить и выполнять поручения, участвовать в обсуждениях и отвечать на заданные вам вопросы. Таким образом, мобильное приложение помогает не только поддерживать высокий темп бизнес-процессов, но и эффективно использовать рабочее время.

Постоянный контроль

Мобильное приложение позволяет задействовать технологию push-уведомлений, с помощью которых пользователи оперативно получают информацию об изменении данных и выполнении различных действий в «Первой Форме». Можно настроить push-уведомления таким образом, чтобы получать сообщения только о тех событиях, которые важны для конкретного пользователя. Таким образом сотрудники гарантировано не пропустят важные сообщения от «Первой Формы», но будут избавлены от спама.

Оперативное взаимодействие

Можно общаться с коллегами в чатах или звонить другим пользователям «Первой Формы» – их телефонные номера, рабочие и мобильные, хранятся в списке контактов мобильного приложения и поэтому всегда находятся «под рукой». Если на мобильном устройстве настроена учетная запись для работы с электронной почтой, то ее можно использовать для обмена электронными письмами с пользователями «Первой Формы», используя почтовые адреса, указанные в их профилях.

202